Privacyverklaring

De Nieuwe Ingenieurs (DNI) gebruikt het Talent Development Platform om trainees te begeleiden in hun ontwikkeling bij een opdrachtgever. DNI bepaalt waarvoor de gegevens worden gebruikt. Deze verklaring legt uit welke gegevens het platform verwerkt, waarom, wie ze ziet en hoe lang ze blijven staan.

• Trainee: naam, mailadres, functie, opdrachtgever, begeleider, start en einddatum, pasfoto, telefoon, woonplaats, opleiding, ervaring en vaardigheden, cv en andere documenten, niveaus per competentie met onderbouwing, werkverslagen met bijlagen, werkafspraken, evaluaties met welzijn en werkdruk, ingevulde formulieren en vragen aan de assistent.
• Begeleider De Nieuwe Ingenieurs, beheerder en Buddy opdrachtgever: naam, mailadres, telefoon, rol en wat zij in het platform vastleggen.
• Experts uit het netwerk (zonder eigen inlog): naam, organisatie, functie, foto, mailadres, telefoon, achtergrond, cv en kennisgebieden.
• Iedereen met een account: inloggegevens (het wachtwoord alleen versleuteld), de tweede stap bij inloggen, laatste login, welke meldingen je hebt gezien en de datum waarop je de uitleg over voorstellen hebt gelezen.
• Logboek: wie wanneer wat wijzigde en wie een dossier voor het eerst op een dag opende, met naam en account.

• De ontwikkeling van trainees volgen en begeleiden, met niveaus, verslagen, afspraken en evaluaties.
• Welzijn en werkdruk bespreken, zodat de begeleider op tijd kan helpen.
• Kennis delen en trainees in contact brengen met experts.
• Inloggen beveiligen en kunnen nagaan wie wat heeft gedaan.

De server beslist per rol en per dossier wat iemand ziet. De trainee ziet het eigen dossier. De eigen Begeleider De Nieuwe Ingenieurs en beheerders zien het hele dossier. De Buddy opdrachtgever ziet alleen trainees van de eigen opdrachtgever, en nooit documenten, welzijn, het logboek of interne verslagen. Gegevens worden niet verkocht en niet voor andere doelen gebruikt.

Op deze plekken maakt het platform voorstellen met het taalmodel Claude van Anthropic. Elk voorstel is een concept. Een mens controleert het en besluit; het platform neemt zelf geen besluiten over personen.

• Cv analyse bij de intake: profiel, startniveaus en vragen voor het gesprek. Hierbij gaat het hele cv mee, dus ook naam en contactgegevens.
• Omschrijving van de opdracht bij de intake. Zinnen met de naam van de trainee, een mailadres, telefoonnummer of link worden uit het voorstel gehaald.
• Analyse van werkverslagen met bijlagen, voorstellen voor werkafspraken en aanvullingen op de projectomschrijving, en een melding aan de begeleider bij een signaal. Het taalmodel wordt opgedragen geen namen terug te geven.
• Formulieren invullen vanuit een ingevuld document of vanuit een verslag of opname van een gesprek. Namen van sprekers worden vervangen door hun rol voordat de tekst wordt verstuurd.
• Gedeelde ontwikkelbehoefte van een groep trainees. Alleen de competentie en de niveaus gaan mee, zonder namen.
• Ontwikkeladvies per trainee en aanbevolen leesmateriaal. Naam, mailadres, telefoon en woonplaats gaan niet als los veld mee; vrije tekst uit verslagen kan wel namen bevatten.
• De assistent (chat): de vraag, het korte gesprek en feiten uit het dossier, zonder naam als los veld.
• Kenmerken van kennisitems, competenties bij een functie en de opzet van een evaluatie. Dit zijn zakelijke gegevens.
• Gegevens van experts uit hun cv, en openbare gegevens van organisaties. Bij organisaties wordt het taalmodel opgedragen geen persoonsgegevens te schrijven.

Wachtwoorden, de tweede stap bij inloggen en het logboek gaan nooit naar Anthropic. Tijdens meekijken als een andere gebruiker gaat er niets naar Anthropic, behalve een vraag aan de assistent die duidelijk als test is gemarkeerd; die wordt niet bewaard. Antwoorden worden kort bewaard om dubbel werk te voorkomen: analyses van werkverslagen 30 dagen, gedeelde ontwikkelbehoeften 7 dagen.

• Vercel draait de applicatie in Frankfurt.
• Neon bewaart de database met alle bestanden in Frankfurt.
• Anthropic verwerkt de tekst voor de voorstellen buiten de EU, waarschijnlijk in de Verenigde Staten. Volgens de voorwaarden van Anthropic worden deze gegevens niet gebruikt om modellen te trainen. De afspraken over doorgifte buiten de EU worden nog bevestigd.
• Resend verstuurt de mail van het platform, zoals uitnodigingen, wachtwoord herstel en meldingen aan de begeleider.

De bewaartermijnen zijn nog niet vastgesteld. Tot dat gebeurt, verwijdert het platform niets automatisch. Een beheerder kan een gearchiveerd dossier wel met de hand definitief verwijderen.

Een dossier dat nog loopt, wordt nooit automatisch verwijderd. Na verwijderen kan een gegeven nog tot het einde van de hersteltermijn in de back up bij Neon staan.

Je mag je gegevens inzien en een kopie krijgen, onjuiste gegevens laten verbeteren, vragen om verwijdering of beperking, en bezwaar maken. Je krijgt binnen een maand antwoord. Je mag ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Verzoek indienen

Vragen over privacy? Neem contact op met je Begeleider De Nieuwe Ingenieurs.